Radio 90 logo

MUZYKA WYBRANA DLA CIEBIE • Cieszyn 95.2 fm • Rybnik 90 fm Słuchaj Online Facebook YouTube Instagram

Archiwizacja dokumentów i mity z nią związane [materiał sponsorowany]

Facebook Twitter

Archiwizowanie dokumentów firmowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W środowisku jednak krąży wiele półprawd i mitów dotyczących tego zjawiska. Ciągle stawiane jest mnóstwo pytań związanych z miejscem, sposobem czy też terminów przechowywania poufnych dokumentów.

mat. nadesłane

Wiele wątpliwości budzi też archiwizacja na zlecenie firmy zewnętrznej. Przedstawiamy kilka najczęściej spotykanych błędnych faktów.

Mit 1: „Przechowywanie dokumentów poza firmą jest niebezpieczne”

Wielu przedsiębiorców mylnie uważa, że dokumenty najbezpieczniejsze są tylko w biurze lub siedzibie firmy. Mianowicie, firmy pełniące usługi archiwizacji i magazyny specjalnie do tego przeznaczone oferują przechowywanie dokumentów w maksymalnie bezpiecznych i chronionych warunkach. Informacje umożliwiające identyfikację osobistą i chronione akta są chronione przez Centrum Dokumentacji przed katastrofami naturalnymi i bezprawnym dostępem. Usługa jest dostępna tylko dla upoważnionych specjalistów ds. zarządzania dokumentacją, którzy mają dostęp do tła i są do tego upoważnieni. Co więcej, na żądanie klienta wysyłają pliki w samochodzie śledzonym przez GPS.

Mit 2: „Przechowywanie dokumentów poza firmą jest wymagające”

Archiwizacja w magazynach jest powszechnie uważana za skomplikowany i wymagający proces. Jednak przechowywanie dokumentów jakie znajdziesz na pika.pl poza siedzibą firmy gwarantuje porządek dokumentów i optymalizuje procedury wyszukiwania, o które samodzielnie trudno zadbać. Dokumenty są wysyłane do centrum danych i śledzone za pomocą kodów kreskowych przez firmę zajmującą się archiwizacją. Można je dostarczyć ręcznie tego samego dnia lub przenieść na komputer za pomocą jednego kliknięcia. Outsourcing dotyczący archiwizacji dokumentów jest dużo łatwiejszy i bezpieczniejszy, niż wszystkim się wydaje.

Mit 3: „Dokumenty należy przechowywać na zawsze”

Jest to bardzo błędne myślenie, które może grozić pewnymi konsekwencjami. Nie każdy dokument musi być przechowywany w nieskończoność. Większość dokumentów ma skończoną żywotność, a termin ich przechowywania jest określony prawnie. Przechowywanie ich dłużej niż jest to wymagane, grozi kradzieżą tożsamości, oszustwami handlowymi i odpowiedzialnością prawną. Termin trzymania dokumentów podatkowych wynosi 5 lat, a dokumenty kadrowe sięgają od 10 do nawet 50 lat. Warto w tym celu sięgnąć opinii specjalisty.

Podsumowanie

Błędne poglądy na temat przydatności i ważności archiwizacji dokumentów potrafią zniechęcić do tematu, mimo, że jest to obowiązek zawarty w ustawie. Aby kwestia ta stała się jasna i klarowna, warto zmierzyć się z nieprawdziwymi informacjami dotyczącymi archiwizacji. Zamiast czytać opinie w sieci lepiej jest skonsultować się z ekspertem w tej dziedzinie.

Najnowsze

R E K L A M A

Polecamy dzisiaj

Jak mija dzień? Sprawdź najważniejsze wiadomości z 5 lutego 2023