Czas na Twoją Miejscowość. Wszystko, co musisz wiedzieć o załatwianiu spraw w rybnickim Wydziale Komunikacji

27 sierpnia 2020 / 14:00 Aktualizacja: 27 kwietnia 2021 / 08:12

Chcesz załatwić sprawę w rybnickim Wydziale Komunikacji? W Radiu 90 dziś (27.08.) o tym, jak w czasie pandemii zarejestrować samochód, złożyć wniosek o wydanie prawa jazdy, zgłosić sprzedaż pojazdu czy załatwić inne formalności. Co załatwisz osobiście, a co możesz zrobić online lub przez skrzynkę podawczą.

W związku z epidemią koronawirusa magistrat funkcjonuje w ograniczonym zakresie, w dalszym ciągu nie jest prowadzona bezpośrednia obsługa klientów.

Chętnych np. do zarejestrowania pojazdu jest bardzo dużo, a z uwagi na ograniczenia nie można przyjąć takiej ilości osób każdego dnia jak przed epidemią, czas oczekiwania jest więc dłuższy

– przyznaje naczelnik Wydziału Komunikacji w rybnickim magistracie, Jerzy Wróbel i dodaje:

Wprowadziliśmy dwie dodatkowe formy, bo przed stanem epidemii można było zarejestrować pojazd podczas osobistej wizyty, można było zarejestrować za pośrednictwem skrzynki podawczej, elektronicznej na platformie ePUAP, można było przysłać pocztą tradycyjną. W momencie, kiedy ograniczono dostęp do urzędu, postanowiliśmy wzbogacić te formy kontaktu klientów z urzędem i uruchomiliśmy elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie Info-Car. To jest platforma Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych i umożliwiliśmy składanie dokumentów poprzez skrzynkę podawczą ustawioną przy wejściu do Urzędu Miasta w Rybniku. Jakie są plusy i minusy tych rozwiązań? Jeżeli chodzi o elektroniczne skrzynki podawcze, zarówno te na ePUAP-ie i te na Info-Carze, one wymagają dostępu do internetu i posiadaniu profilu zaufanego. To powoduje, że spora część naszego społeczeństwa niestety nie może z tej formy skorzystać, więc dla tej części mamy tę skrzynkę podawczą ustawioną przy wejściu do Urzędu Miasta od strony ulicy Miejskiej.

Co dwa tygodnie jest możliwość rezerwacji terminu wizyty w Wydziale Komunikacji przez internet- mówi kierownik referatu rejestracji pojazdów, Katarzyna Wolny:

Wprowadzono zasady uruchamiania możliwości rezerwacji terminu przez internet. Co drugi piątek o godz. 7:30, jak zaczynamy pracę, te terminy są odblokowywane przez nas na nadchodzące dwa tygodnie. Terminy szybko się rozchodzą, praktycznie do 20 minut, więc osoby, którym zależy na osobistym wstawieniu się w Wydziale Komunikacji i załatwieniu sprawy przy okienku, po prostu muszą co najmniej o godzinie 7:30 wejść na platformę OSKAR i dokonać rezerwacji terminu.

Jerzy Wróbel, naczelnik Wydziału Komunikacji w rybnickim magistracie dodaje:

Niedoskonałości techniczne oprogramowania powodują, że nie możemy zastosować kilku kolorów. W związku z tym jest informacja taka, że kolor czerwony i kolor szary, to są terminy nieaktywne, w danym momencie uniemożliwiające dokonanie rezerwacji, a kolor zielony to jest termin wolny. Można w ramach tego terminu dokonać rezerwacji. To powoduje, że ktoś, kto siądzie do internetu, ogląda tę skrzynkę i mówi: „do końca roku tam już nie ma wolnych terminów”. Nie, tam nie ma aktywnych terminów. One są co dwa tygodnie w piątki uruchamiane.

Powtórzmy: terminy są odblokowywane co dwa tygodnie na kolejne dwa tygodnie:

Dlaczego o 07:30, a nie np. tak, jak jest w Intercity o północy? To jest ukłon w kierunku tych osób, które nie mają dostępu do internetu i skazani są na rezerwację telefoniczną. Klient dzwoni do nas, my siedzimy przy komputerze i za klienta dokonujemy tej rezerwacji przez internet. Jeszcze jedna rada praktyczna: nie wszystkie przeglądarki internetowe odświeżają się automatycznie. Jeżeli ktoś o godzinie 7:00 usiadł do komputera, otworzył sobie stronę na tej rezerwacji internetowej i czekał na 7:30, to jeżeli o tej godzinie zaczął klikać terminy, żeby dokonać rezerwacji, to nie mógł tego zrobić, dlatego, że najpierw trzeba było odświeżyć stronę. Ja każdemu radzę: O godzinie 07:30 odśwież stronę i szukaj dla siebie terminu.

Jerzy Wróbel, naczelnik Wydziału Komunikacji w Urzędzie Miasta w Rybniku.

Żeby sprawnie załatwić swoją sprawę w Wydziale Komunikacji, warto korzystać z drogi elektronicznej- przekonuje Katarzyna Wolny:

Elektronicznie można złożyć każdy wniosek dotyczący rejestracji pojazdu, no i wszelkie zmiany w pojeździe już zarejestrowanym. Po otrzymaniu takiego wniosku sprawa jest weryfikowana i podejmujemy kontakt z klientem telefoniczny, bądź mailowy, w celu umówienia wizyty po odbiór po zarejestrowaniu. Ustalamy też telefonicznie z klientem, że jeżeli dokumenty w oryginale dostarczy inną drogą, to możemy potem, po załatwieniu sprawy, przesłać te dokumenty za pośrednictwem urzędowego gońca.

90% spraw dotyczy rejestracji pojazdów. Co z wnioskiem o prawo jazdy? Czy można go również złożyć przez internet?

Jest możliwość składania wniosku, ale tam się zaczyna problem przede wszystkim ze zdjęciem, przesłaniem skanu zdjęcia. Tam są wprawdzie podane parametry, w jakiej rozdzielczości ten skan ma być itd., ale proszę mi wierzyć, że jest to trudne do zrealizowania, więc tutaj bardziej byśmy preferowali – jeżeli chodzi o prawo jazdy – korzystanie ze skrzynki podawczej ustawionej przy wejściu do urzędu. Owszem, wniosek sobie ściągnąć z internetu, wydrukować, ale też tam trzeba zwrócić uwagę na to, że jest to druk dwustronny. Niektóre drukarki laserowe po prostu nie drukują w całości, a ten dokument jest wkładany do skanera i skan dokumentu przesyłany jest do Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych. Jeżeli jest niedokładnie wydrukowany ten wniosek, to PWPW nie chce tego wniosku przyjąć. Więc jeżeli ktoś ma problem z wydrukowaniem, to druki tych wniosków są wyłożone przy wejściu do Urzędu Miasta. Można ten wniosek wziąć, wypełnić i skorzystać z tej skrzynki podawczej. W przypadku dokumentów prawa jazdy to jest najlepsze rozwiązanie.

Wydział Komunikacji w Urzędzie Miasta w Rybniku.

Nie trzeba przychodzić do urzędu osobiście, by odebrać prawo jazdy. Dokument do domu przyniesie goniec urzędowy. Dokumenty wrzucone do skrzynki podawczej są bezpieczne. Naczelnik Jerzy Wróbel apeluje do mieszkańców o zaufanie do urzędników:

Wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do tego, że dotychczas był to kontakt osobisty. Przyzwyczailiśmy się do możliwości spojrzenia w oczy urzędnikowi, zobaczenia, co robi z dokumentami pojazdu, który jest dorobkiem naszego całego życia. I nagle pozbawiamy ludzi tej możliwości, czy też w jakiś sposób ją ograniczamy. Ja proszę, aby wykazać odrobinę cierpliwości i zaufania do urzędnika. My naprawdę z szacunkiem podchodzimy do Waszych dokumentów, do Waszych spraw. Robimy ich może mniej w skali miesiąca, niż to było przed epidemią, ale zapewniam, że robimy wszystko, co możemy. Zapewniam, że jeżeli chcecie, żeby sprawa była szybko załatwiona i żeby było wszystko prawidłowo, starajcie się Państwo dostarczać w komplecie te wnioski do urzędu.

Ważne, by wnioski były dobrze wypełnione, by dołączone do nich były wymagane dokumenty w oryginale:

Jest np. obawa przed wrzuceniem do skrzynki oryginalnego dowodu rejestracyjnego, karty pojazdu no bo co ja teraz zrobię, nie mogę z pojazdu korzystać. Nie, myśmy wprowadzili zasadę, że składając wniosek o przerejestrowanie samochodu, który już jest w Polsce zarejestrowany i dopuszczony do ruchu, wystarczy, że do wniosku dołączymy dowód własności, czy umowę, czy fakturę, dowód rejestracyjny w oryginale, kartę pojazdu, potwierdzenie uiszczenia opłaty, kserokopię polisy OC, natomiast tablic rejestracyjnych – chociaż powinny być, zgodnie z art. 72 dołączone – prosimy nie dołączać. Od października 2018 roku można po całej Polsce swobodnie poruszać się, nie wożąc dowodu rejestracyjnego ze sobą. Więc jeżeli ten dowód będzie tutaj w urzędzie w skrzynce, a potem na biurku w Wydziale Komunikacji, to w żaden sposób nie przeszkadza w korzystaniu z pojazdu. Proszę o zaufanie, skompletowanie prawidłowo wniosku, wrzucenie go do skrzynki podawczej lub elektronicznie za pośrednictwem ePUAP-u i wtedy dajecie nam Państwo możliwość szybkiego załatwienia sprawy.

Błędy i braki w złożonych wnioskach wydłużają załatwienie sprawy nawet o tydzień lub dwa- zaznacza Jerzy Wróbel. Dlatego warto wszystko dokładnie sprawdzić. Informacji i wskazówek nie brakuje na stronie internetowej Urzędu Miasta w Rybniku. Bo w dobie pandemii trudniej jest dodzwonić się do Wydziału Komunikacji. Urzędnicy odbierają kilkakrotnie więcej telefonów z pytaniami:

Myśmy dla samej informacji o rejestracji uruchomili cztery numery, a jeszcze pani na centrali łączy na inne numery, jeżeli tamte cztery są wszystkie zajęte. Tutaj bym prosił, żeby poprzez analizy swojej rozmowy, starać się zrozumieć, dlaczego tak trudno się było dodzwonić. Jak ktoś dzwoni, to tych informacji urzędnikowi trochę trzeba przekazać, czasami są jeszcze pytania. Ta rozmowa z krótkiego pytania, które powinno zakończyć się odpowiedzią w ciągu jednej minuty, przeradza się w rozmowę trwającą kilka minut. Ja ostatnio wprowadziłem taką zasadę, że jeżeli potrzeba klientowi udzielić wielu informacji i to jest informacja taka, która zawiera kilka, kilkanaście elementów, to pytam, czy posiada swoją skrzynkę mailową. Jeżeli tak to proszę o podanie adresu i na ten adres te informacje przesyłam, dołączając wymagane do załatwienia tej sprawy formularze i wnioski.

W rybnickim magistracie nie ma kas, opłat można dokonywać w Wydziale Komunikacji, płacąc kartą lub przelewem na konto bankowe. O czym jeszcze warto pamiętać, składając wniosek za pośrednictwem skrzynki podawczej? Mówi kierownik referatu rejestracji pojazdów, Katarzyna Wolny:

Żeby na tym wniosku zawrzeć czytelnie numer telefonu, który jest potrzebny, żeby się z Państwem skontaktować. Zweryfikować dokumenty, które się dołącza. Chodzi głównie tu o dokument potwierdzający nabycie prawa własności, czyli zweryfikować sobie umowy kupna/sprzedaży, faktury, rachunki, umowy darowizny pod kątem tego, czy dane pojazdu się zgadzają z tym, co jest w dowodzie rejestracyjnym. Żeby sprawdzić, czy są wszystkie podpisy stron, czy jest data zawarcia umieszczona na tych dokumentach, miejsce zawarcia transakcji. Bywa tak, że jeżeli pojazd jest zakupiony od właściciela komisu, to sprzedający tłumaczą nowym właścicielom, że obowiązek tłumaczenia przysięgłego dowodów rejestracyjnych państw UE został zniesiony- co jest nieprawdą. Jeżeli ten dowód rejestracyjny zawiera jakiekolwiek informacje urzędowe, adnotacje, to wtedy jest konieczność przedłużenia tłumaczenia przysięgłego. Dlatego możecie Państwo na adres mailowy Wydziału Komunikacji w Rybniku przesłać skan albo zdjęcie takiego dokumentu i my w tym samym dniu odpowiemy, czy jest konieczność przedłużenia tego tłumaczenia przysięgłego czy nie.

Katarzyna Wolny, kierownik referatu rejestracji pojazdów w Urzędzie Miasta w Rybniku.

Do Wydziału Komunikacji w Urzędzie Miasta w Rybniku można umówić się w tak zwanych „krótkich sprawach”- dodaje naczelnik Jerzy Wróbel. Na przykład, jeśli pilnie potrzebujecie dowodu rejestracyjnego, bo wyjeżdżacie za granicę:

Są trzy sytuacje, w których ten dowód rejestracyjny jest potrzebny: przy wyjeździe za granicę, podczas przyjazdu do badania technicznego do stacji kontroli pojazdów i gdy jedziemy sprzedać samochód. W tych trzech przypadkach dowód rejestracyjny jest potrzebny. Proszę zadzwonić do nas do Wydziału Komunikacji i zawsze znajdziemy jakąś lukę między jednym klientem, który jest umówiony przez internet, a drugim i wtedy, tę krótką sprawę w 10-15 minut jesteśmy w stanie załatwić. Umawiamy się, wpisujemy na listę osób umówionych i załatwiamy sprawę. Podobnie wygląda sytuacja, jeżeli chodzi o prawo jazdy. Jeżeli ktoś wcześniej potrzebuje to prawo jazdy, bo podwyższa kwalifikacje, bo jest kierowcą w transporcie międzynarodowym i potrzebuje pilnie to prawo jazdy, też wtedy prosimy o telefon, zawsze znajdziemy parę minut, w których czasie będziemy mogli to prawo jazdy podczas bezpośredniej wizyty tutaj wydać.

Na koniec jeszcze jedna sytuacja, która nie wymaga osobistej wizyty w Wydziale Komunikacji rybnickiego magistratu:

Poprzez skrzynkę podawczą można złożyć wniosek i tutaj apel w kierunku Państwa, żeby się nie umawiać elektronicznie na wizytę osobistą w Wydziale Komunikacji: można złożyć wniosek o wyrejestrowanie pojazdu z powodu demontażu, z powodu sprzedaży za granicę czy kradzieży. Wtedy gotowy wniosek wraz z wymaganymi załącznikami, ewentualnie z tablicami rejestracyjnymi i z potwierdzeniem uiszczenia opłaty wrzucić do skrzynki podawczej w Urzędzie Miasta i gońcem do dwóch tygodni wyślemy decyzję o wyrejestrowaniu. W ten sposób można tę sprawę załatwić, nie umawiając się na osobistą wizytę przez platformę OSKAR.