Kiedy warto zainwestować w program do zarządzania projektami? Próg opłacalności i typowe ROI
Optymalne zarządzanie projektami niejednokrotnie w ogromnym stopniu decyduje o tym, czy danej firmie uda się osiągnąć sukces, niezależnie od tego, w jakiej działa branży. Dostęp do wyspecjalizowanych narzędzi, które wspierają koordynację i komunikację pomiędzy poszczególnymi członkami zespołu, jest niezwykle istotny. Dedykowane, specjalne programy pozwalające na sprawne zarządzanie projektami, dla wielu firm mają znaczenie absolutnie strategiczne i pomagają w zdobywaniu cennych przewag konkurencyjnych. Kiedy inwestycja w taki program jest świetnym pomysłem?
Szacowany czas czytania: 02:47
Zarządzanie projektami – na czym polega?
Sposób zarządzania projektami w przedsiębiorstwie to element mający ogromne znaczenie w kontekście tego, czy danemu przedsiębiorstwu uda się osiągnąć rynkowy sukces, czy wręcz przeciwnie. W tym momencie istnieje szeroka gama różnorodnych rozwiązań technologicznych i programów, które znacznie ułatwiają zarządzanie projektami.
Trzeba mieć świadomość tego, iż sposób zarządzania projektami, czyli metodyka zarządzania, odnosi się do wytycznych na temat tego, jak mają postępować zatrudnione w firmie osoby, aby w konsekwencji można było z łatwością osiągać wytyczone cle biznesowe. Każdy pracownik musi stosować założone schematy oraz wykorzystywać narzędzia. Jest to szczególnie ważne, ponieważ to właśnie dzięki temu ma się pewność, że wszystkie zadania, które zlecają przełożeni, zostaną zrealizowane w sposób prawidłowy.
Kiedy program do zarządzania projektami jest niezbędny?
W miarę rozwoju firmy może okazać się, że „ręczne” zarządzanie projektami przy bardzo dużych zespołach okazuje się stanowczo niewystarczające i nieskuteczne. Małe zespoły często bazują na prostych narzędziach, na przykład arkuszach kalkulacyjnych czy notatkach, co przy niskim skomplikowaniu zadań i projektów może być wystarczające. W momencie, gdy liczba projektów znacząco wzrasta, a każdy z nich musi być realizowany zgodnie z pewnym harmonogramem, wówczas pojawia się potrzeba systemowego podejścia do planowania zadań i dysponowania zasobów. Dodatkowo, ważne jest też analizowanie postępów praz oraz bieżące raportowanie.
Na konieczność wdrożenia specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami świadczy wiele różnych kwestii. Mowa tutaj na przykład o znaczących opóźnieniach w realizacji projektów, przekroczeniach budżetów, trudnościach z kontrolowaniem zespołu czy problemach w komunikacji. Jeśli chodzi o programy tego typu, świetnym wyborem jest oprogramowanie do zarządzania projektami od FlexiProject.com.
Czy taka inwestycja się opłaca?
Wielu przedsiębiorców nie jest przekonanych co do korzyści wynikających z inwestycji w program do zarządzania projektami, ponieważ uważają, że taka inwestycja nie zwróci się zbyt szybko. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie. Typowy ROI takich programów może wynieść od około 100 do nawet 400 procent w pierwszym roku od wdrożenia. Oszczędności, jakie można uzyskać na implementacji narzędzia, są spowodowane zmniejszeniem liczby błędów, skróceniem czasu realizacji zadań oraz efektywniejszym wykorzystaniem zasobów ludzkich. ROI rośnie proporcjonalnie do skali działania. Im więcej jest projektów, zespołów i klientów, tym większe znaczenie ma centralizacja i automatyzacja procesów.
Oczywiście, każda organizacja ma inne potrzeby, jednakże można wskazać kilka ogólnych wytycznych określających próg opłacalności inwestycji w program do zarządzania projektami. Przyjmuje się, że jeśli firma zarządza więcej niż 3–5 równoległymi projektami lub jej zespół projektowy liczy ponad 10–15 osób, to wdrożenie systemu PM przynosi wymierne korzyści już w krótkim okresie. Jeśli natomiast firma funkcjonuje w środowisku projektowym o dużej zmienności i wysokich wymaganiach dotyczących zgodności (np. IT, budownictwo, consulting, produkcja), to nawet pojedynczy, duży projekt może uzasadniać potrzebę realizacji takiej inwestycji.
