System do rekrutacji a anonimizowanie danych i zarządzanie zgodami. Co musisz wiedzieć? [materiał partnera]
Każdy profesjonalny program ATS powinien wyróżniać się nie tylko przyjaznym interfejsem, ale i zaawansowanymi możliwościami personalizacji, które pozwolą rekruterowi na dokładne zaplanowanie naboru. To jednak nie wszystko. Bardzo ważną rolę odgrywa też bezpieczeństwo danych. Dlaczego?
Program do zarządzania rekrutacjami a RODO — co trzeba wiedzieć?
Bez względu na to, czy pracownika poszukuje niewielka, zatrudniająca 10 osób firma, czy ogromna korporacja, gdzie pracują setki osób, kluczową rolę w rekrutacji odgrywa pełna zgodność z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych, które obowiązuje państwa członkowskie Unii Europejskiej, w tym Polskę.
RODO wprowadziło wiele ważnych zmian, które skupiają się na ochronie m.in. informacji osobowych czy zasad ich przetwarzania. Doskonale widać to właśnie w branży rekrutacji. Potencjalny zainteresowany w każdej chwili, nawet po wysłaniu zgłoszenia, może zażądać usunięcia swoich danych z bazy. Właśnie w takiej sytuacji przyda nam się profesjonalny system do rekrutacji, jaki oferuje np. ElevatoSoftware. Dlaczego?
Ponieważ nowoczesny, a jednocześnie bezpieczny system rekrutacyjny zawsze musi być tworzony z uwzględnieniem aktualnie obowiązujących przepisów prawa, czyli także i RODO. Najlepsze serwisy dostępne na rynku oferują o wiele więcej, niż automatyczne zarządzanie zgodami.
Bardzo ważną rolę odgrywa tryb notyfikacji, czyli automatycznego ”odświeżania” zgód na przetwarzanie danych. System informuje rekrutera o tym, że niebawem upłynie termin, kiedy firma będzie musiała zanonimizować informacje o wybranym kandydacie, czyli — w pewnym uproszczeniu — nie będzie mogła się z nim kontaktować na poczet kolejnych naborów.
Zamiast tracić kontakt z taką osobą, o wiele lepiej skorzystać właśnie z trybu notyfikacji, czyli wysłać wiadomość do kandydata z prośbą o przedłużenie zgody. To świetne rozwiązanie, które oferują tylko najlepsze systemy elektronicznej rekrutacji dostępne na rynku.
Czy aplikacje do rekrutacji pozwalają na anonimizację baz danych?
Tak, najlepsze dostępne na rynku narzędzia dają taką możliwość. To dodatkowy bufor bezpieczeństwa dla naszej firmy. Urząd Ochrony Danych Osobowych bardzo restrykcyjnie podchodzi do wykroczeń, które związane są m.in. z wyciekiem baz danych lub ich przechowywania po ustawowo określonym terminie. Znane są sytuacje, kiedy zasądzone kary były liczone w milionach złotych.
Profesjonalny system rekrutacyjny daje nam tutaj dodatkowy bufor bezpieczeństwa. Z jednej strony pliki są przechowywane na terenie EOG, na zabezpieczonych serwerach, a z drugiej, w dowolnym momencie można szybko zanonimizować zarówno cały zbiór, jak i usunąć z niego np. dane osób, które zwróciły się do naszej firmy z taką prośbą.
Jakie inne rozwiązania ułatwią nam pracę z aplikacjami rekrutacyjnymi?
Na pewno trzeba zwrócić uwagę na możliwość dynamicznego publikowania ofert o pracę w wielu dużych serwisach, jak:
- OLX,
- Lento,
- Nuzle,
- Indeed,
- Jooble,
- Adzuna.
Atutem będzie też możliwość zsynchronizowania narzędzia z firmowymi kontami w mediach społecznościowych. Szacuje się, że korzysta z nich nawet 80% polskich internautów. Chcąc dotrzeć do jak największego grona odbiorców, nie powinno się bagatelizować Facebooka, Twittera czy LinkedIn.
Pracownicy działu HR na pewno docenią też szereg usprawnień, dzięki którym będą mogli o wiele szybciej przeglądać zgłoszenia kandydatów oraz je kategoryzować. Można tu wskazać na:
- wyszukiwanie po statusach, notatkach, ocenach czy TAGach,
- system kodów QR z linkami do ogłoszeń i formularzy aplikacji,
- możliwość aktywacji SMS-owych notyfikacji o spotkaniach,
- wbudowany generator umów,
- funkcję rekomendacji pracowniczych.
Kolejnym atutem, który szczególnie przyda się w dużych firmach lub w działalnościach gospodarczych, które wyspecjalizowały się w pozyskiwaniu pracowników dla innych przedsiębiorstw, będzie tryb pracy przy wielu różnych projektach w tym samym czasie.
